Lista de control para una conferencia perfecta: antes, durante y después

Lista de control para una conferencia perfecta: antes, durante y después

Planificar y organizar una conferencia requiere una preparación minuciosa, una ejecución fluida y un seguimiento eficaz. Para que su próxima conferencia sea todo un éxito, hemos elaborado una lista de control exhaustiva que le ayudará a seguir todos los pasos importantes antes, durante y después del acto.

 De antemano: la preparación adecuada es crucial

1. Fijación de objetivos: Definir objetivos y expectativas claros para la reunión a fin de mantener la atención y maximizar la eficacia.

Consejo de Schindlerhof: Nuestros experimentados organizadores de eventos están a su disposición para ayudarle a fijar sus objetivos y ayudarle a concretar y poner en práctica su visión del evento.

2. Planificación presupuestaria: Establezca un presupuesto realista y planifique los gastos de ubicación, catering, tecnología y otros recursos necesarios.

Consejo del Schindlerhof: Con nuestros paquetes de conferencias personalizados podrá sacar el máximo partido a su presupuesto.

3. selección del lugar: elija un lugar adecuado que satisfaga las necesidades de su acto y disponga de espacio, tecnología y servicios suficientes.  

Consejo del Schindlerhof: Descubra nuestras diversas salas de conferencias, equipadas con modernas instalaciones y que ofrecen un ambiente inspirador para reuniones productivas. Otro PLUS del Schindlerhof: las numerosas y hermosas instalaciones al aire libre. 

4. elabore un orden del día: Elabore un orden del día detallado con el horario, los puntos del programa, los ponentes y los descansos para que todo salga a pedir de boca.

Consejo de Schindlerhof: Nuestros organizadores de eventos estarán encantados de ayudarle a crear un programa personalizado que se ajuste a sus necesidades y objetivos.

5. comunicación: Informar a los participantes con la debida antelación sobre el lugar, la hora y el programa del acto y asegurarse de que se dispone de toda la información necesaria.

 Durante el acto: éxito en todas las fases

1. Bienvenida y registro de entrada: Dé una cálida bienvenida a los participantes y asegúrese de que el proceso de registro de entrada se desarrolla sin problemas para causar una primera impresión positiva.   

Consejo del Schindlerhof: Nuestro amable personal está dispuesto a recibir personalmente a sus huéspedes y hacer que su estancia sea lo más agradable posible.

2. comprobación técnica: compruebe el equipo técnico antes del inicio del evento y asegúrese de que todos los dispositivos y sistemas funcionan correctamente.

Consejo de Schindlerhof: Nuestros expertos técnicos están a su disposición para garantizar el cumplimiento y el buen desarrollo de todos los requisitos técnicos de su evento.

3. ejecución del programa: respetar el calendario previamente definido y garantizar una ejecución estructurada y eficaz de los elementos del programa.

Consejo de Schindlerhof: Nuestro experimentado personal de eventos le apoyará in situ para garantizar que su programa se desarrolle sin contratiempos y que todos los participantes sigan comprometidos. Si un punto del programa cambia espontáneamente, trabajaremos con usted para adaptarlo.

4. catering: Asegúrese de que el catering satisface las necesidades de los participantes y se sirve a tiempo para crear un ambiente agradable.

Consejo del Schindlerhof: Disfrute de nuestra deliciosa comida y bebida, cuidadosamente preparada por nuestro equipo de cocina, para garantizar el éxito de su conferencia.

5. Compromiso de los participantes: Fomente el compromiso de los participantes mediante elementos interactivos como rondas de debate, talleres u oportunidades para establecer contactos.

Consejo de Schindlerhof: Utilice nuestras diversas salas de conferencias e instalaciones para organizar sesiones inspiradoras e interactivas que inspiren a sus participantes y les motiven a implicarse. También podemos inspirarle en este punto con una visita guiada por el hotel o una presentación - también podemos poner a su disposición profesionales para una reunión moderada.

 Después del acontecimiento: seguimiento eficaz para el éxito a largo plazo

1. Obtener opiniones: Recoger las opiniones de los participantes para identificar los puntos fuertes y las posibilidades de mejora y optimizar futuros actos.

2. documentación: documentar las conclusiones, resultados y decisiones importantes de la conferencia para que puedan utilizarse y desarrollarse en el futuro.

Consejo de Schindlerhof: Nuestro personal de eventos le ayudará a documentar y preparar los resultados de la conferencia para que pueda utilizarlos eficazmente.

3. agradecimiento: Agradezca a los participantes, ponentes, patrocinadores y empleados su participación y su contribución al éxito del acto.

Consejo de Schindlerhof: demuestre su aprecio y gratitud a todos los implicados enviando mensajes de agradecimiento personalizados o pequeños regalos.

4 Seguimiento: Mantenga los contactos y relaciones establecidos durante la conferencia y manténgase en contacto con los participantes para crear relaciones a largo plazo.

Consejo de Schindlerhof: manténgase en contacto con sus participantes y ofrézcales actualizaciones periódicas, información e invitaciones a otros actos para fortalecer la relación y garantizar el éxito a largo plazo de su conferencia.

Con esta completa lista de comprobación estará perfectamente equipado para planificar, organizar y realizar el seguimiento de su próxima conferencia. En el Schindlerhof estaremos encantados de atenderle en todo momento para apoyarle en cada paso del camino y ofrecerle una experiencia de conferencia inolvidable.