Buchung

Event-Planung leicht gemacht:eine Checkliste für Ihr nächstes Firmenevent

Die Planung eines Firmenevents ist eine spannende Aufgabe – aber auch eine, die gut strukturiert sein will. Vom ersten Brainstorming bis zur erfolgreichen Durchführung gibt es zahlreiche Punkte, die bedacht werden müssen. Als erfahrene Gastgeber zahlreicher Business-Events im Schindlerhof wissen wir, worauf es ankommt. Deshalb teilen wir in diesem Beitrag unsere ultimative Checkliste mit Ihnen – damit Ihr nächstes Event ein voller Erfolg wird.

1. Zielsetzung definieren

Bevor Sie sich auf die Suche nach einer Location machen oder das Catering planen, sollten Sie sich über das Ziel des Events im Klaren sein:

  • Geht es um Teambuilding?
  • Wollen Sie einen Produktlaunch feiern?
  • Dient das Event der Kundengewinnung oder -bindung?

Eine klare Zielsetzung hilft Ihnen bei allen weiteren Entscheidungen – von der Wahl der Location bis zur Gestaltung des Rahmenprogramms.

2. Budget festlegen

Ein realistisches Budget ist die Grundlage jeder erfolgreichen Eventplanung. Berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:

  • Location und Technik
  • Catering und Getränke
  • Eventmodule (z. B. Workshops, Redner:innen, Unterhaltungsprogramm)
  • Übernachtungskosten
  • Dekoration und Give-aways
  • Reisekosten

Tipp: Planen Sie 10–15 % Puffer für unerwartete Ausgaben ein.

3. Terminwahl und Zeitplan

Wählen Sie einen Termin, der gut zur Zielgruppe passt und genügend Vorlaufzeit bietet. Erstellen Sie anschließend einen Meilenstein-Zeitplan, der alle wichtigen Schritte bis zum Eventtag enthält:

  • Save-the-Date-Versand
  • Einladung und Anmeldemanagement
  • Buchungen und Verträge
  • Detailplanung
  • Generalprobe (bei größeren Events)

4. Die richtige Location finden

Die Wahl der Location ist entscheidend für die Atmosphäre und den Erfolg Ihres Events. Achten Sie auf:

  • Erreichbarkeit (ÖPNV, Parkplätze, Flughafennähe)
  • Ausstattung (Technik, WLAN, flexible Raumgestaltung)
  • Ambiente und Außenbereiche
  • Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort oder in der Nähe

Im Schindlerhof bieten wir Ihnen nicht nur top ausgestattete Räumlichkeiten, sondern auch eine inspirierende Umgebung mit Garten, Terrasse und japanischem Innenhof – ideal für kreative Pausen.

5. Teilnehmer:innen einladen und kommunizieren

Sorgen Sie für klare Kommunikation von Anfang an:

  • Save-the-Date frühzeitig versenden
  • Einladung mit allen wichtigen Infos (Datum, Ort, Dresscode, Anreise etc.)
  • Erinnerungsmails
  • Anmelde-Tool oder Rückmeldeformular

Tipp: Nutzen Sie auch interne Kommunikationskanäle wie Intranet, Newsletter oder persönliche Ansprache durch Führungskräfte.

6. Programm gestalten

Ein abwechslungsreiches und zielgerichtetes Programm sorgt für Motivation und Begeisterung:

  • Eröffnungsansprache / Keynote
  • Interaktive Elemente (Workshops, Diskussionen, Gruppenarbeit)
  • Unterhaltung (z. B. Musik, Speaker, Live-Acts)
  • Teambuilding-Aktivitäten
  • Pausen und Networking-Zeiten

Im Schindlerhof unterstützen wir Sie bei der Konzeption und bieten auf Wunsch auch Moderation und Referent:innen-Vermittlung an.

 

7. Technik, Ausstattung und Ablauf

Technik kann ein Event machen – oder brechen. Planen Sie rechtzeitig:

  • Mikrofone, Beamer, Leinwand, Lichttechnik
  • WLAN und Lademöglichkeiten
  • Checkliste für Moderation und Referent:innen
  • Ansprechpartner:in für Technik vor Ort
  • Ablaufplan mit Zeitfenstern und Verantwortlichkeiten

Im Schindlerhof steht Ihnen unser erfahrenes Technikteam zur Seite – inklusive individuellem Support.

8. Kulinarik planen

Essen verbindet – und ist ein zentrales Element jedes gelungenen Events. Berücksichtigen Sie:

  • Tageszeit (Frühstück, Lunch, Dinner, Snackbuffet)
  • Besonderheiten (vegetarisch, vegan, glutenfrei etc.)
  • Ablauf (fester Sitzplan oder Flying Buffet?)
  • Getränkewünsche und Kaffeeversorgung

Unser hauseigenes Restaurant unvergesslich bietet Ihnen Genussmomente auf höchstem Niveau – von regional bis raffiniert. Und für einen besonderen Akzent steht auch unsere alte VW-Ente „Ottilie“ bereit, zum Beispiel für ein Überraschungspicknick im Grünen.

 

9. Teilnehmerbetreuung und Atmosphäre

Ein Event lebt von Menschen – und davon, wie willkommen sie sich fühlen:

  • Empfang mit Namensschild oder Willkommensgeschenk
  • Freundliche Gastgeber:innen und Ansprechpartner:innen
  • Raum für Gespräche und Begegnung
  • Überraschungselemente (z. B. kleine Aufmerksamkeiten oder Erlebnisstationen)

Im Schindlerhof legen wir großen Wert auf Herzlichkeit – vom ersten Lächeln bis zum letzten Espresso.

10. Nachbereitung und Feedback

Nach dem Event ist vor dem Event:

  • Dankesmail an alle Teilnehmer:innen
  • Fotodokumentation und Highlights teilen
  • Feedback einholen (digital oder persönlich)
  • Ergebnisse zusammenfassen und an Team/Stakeholder berichten

Tipp: Notieren Sie sich Learnings für die nächste Planung. So verbessern Sie sich kontinuierlich.

Fazit: Gute Planung, großartige Wirkung

Ein Firmenevent ist mehr als ein Termin im Kalender – es ist eine Chance, Menschen zu begeistern, Beziehungen zu stärken und gemeinsam Neues zu schaffen. Mit einer klaren Struktur, kreativen Ideen und einem starken Partner an Ihrer Seite wird aus der Herausforderung ein Erfolg.

Als Schindlerhof sind wir mehr als nur Gastgeber – wir sind Mitdenker, Möglichmacher und Emotionsexperten. Lassen Sie uns gemeinsam Ihr nächstes Firmenevent gestalten – professionell, persönlich und mit Herz.

 

Bereit? Dann starten Sie jetzt – mit unserer Checkliste und unserem Team an Ihrer Seite.
Wir freuen uns auf Sie!